长江数据电子公文交换平台主要由发文管理、收文管理、文种与红头制作、电子印章管理、收发文监控、收文提醒、检索与统计、系统日志、组织机构管理、公文模板库、权限管理等功能模块组成。

图：长江数据电子公文交换平台功能结构图

发文管理

将已制作好的公文草稿以附件方式导入到电子公文交换平台，或通过公文编辑工具在线套用公文模板来制作公文草稿，经过套印红头、电子签名后，将公文草稿转成真正的“电子公文”文件。

公文盖章

对导入公文交换平台的电子公文，进行电子印章的加盖。加盖电子印章的文件，其公章和公文内容均不能再进行任何修改。

公文分发

选择收文单位，设置公文原件打印份数，再将公文分发给各收文单位。

公文签收

新收到的电子公文在首次打开阅读时，系统会自动发送签收回执。，对文件接收情况进行跟踪，记录公文签收人、签收时间、签收状态等信息。

收文提醒

系统拥有收文提醒功能，可自动提示用户查看最新收到的电子公文。

公文打印

发文部门及单位可以设定待发文件的打印次数，系统可以自动记录文件接收部门及单位的打印次数，并通知发文单位；当文件超过限定的打印次数时，系统会自动发出警告和提示。

公文归档

用户可在“公文归档”窗口中选择对应的信息进行归类，实现公文归档。

图：长江数据电子公文交换平台网络结构图

资源有效利用和整合

解决政府各级单位、集团各个部门之间公文的方便、快速、安全传输问题，增强信息传递与沟通效率，实现公文文件资源有效利用和重新整合，消除信息孤岛。

节约政府和单位开支

对于已经建好硬件网络通讯平台的政府及集团单位，可以借助公文交换平台与已有平台紧密集成，提升整体办公协作水平，实现无纸化办公，节省了传统公文传递过程中的相关费用。